Importação de Lançamentos Contábeis

Este programa permite a integração entre módulos de outros aplicativos, a partir de registros exportados por estes, e o módulo Contabilidade do Sistema Hádron, gerando-se lançamentos contábeis mensais. Tais aplicativos podem ser a planilha MS-Excel (ou similares) ou quaisquer outros sistemas que permitam exportar seus dados no leiaute indicado abaixo.

No Sistema Hádron, deve-se estar dentro do 'Mês/Ano' base desejado para se realizar a integração.

Os lançamentos serão criados com tipo ‘X’, ‘Y’ ou ‘Z’, conforme especificado abaixo.

Caso haja lançamentos anteriores já integrados com o MESMO TIPO e dentro do mesmo período, estes serão APAGADOS para serem relançados.

Nome do Arquivo:  Informa-se aqui o caminho e o nome do Arquivo (formato TXT) a ser importado. O Sistema Hádron tem como padrão a pasta PROTRAB, mas o usuário poderá buscar o arquivo origem em outra pasta, o arquivo deve ser gravado em formato TXT.

Tipo do Lançamento: Tipo dos lançamentos que serão gerados na contabilidade. Deve ser 'X', 'Y' ou 'Z', para identificação e/ou distinção da origem. Por exemplo, pode-se adotar o tipo 'X' para lançamentos de custos de produção originados da planilha Excel e o tipo 'Y' para arquivos de contas a receber gerados por sistema de outro prestador de serviços de informática. Nesses casos, lançam-se todos os dados nos respectivos aplicativos origem e, no final do mês, importam-se esses dados. Caso haja erros, corrigem-se-os em suas respectivas origens e importam-se-os novamente. O Sistema Hádron fará a troca dos lançamentos automaticamente (sem gerar duplicidade) eliminando os lançamentos anteriores de mesmo tipo e gravando os novos. Portanto, todos os registros referentes ao período devem ser exportados juntamente de novo.

Dígito Verificador: O sistema origem pode exportar seus dados sem os dígitos verificadores do Sistema Hádron. Nesse caso, NÃO marque a checkbox e o Sistema Hádron fará a importação calculando tais dígitos. Caso contrário, marque e o Sistema Hádron fará as críticas necessárias (este método é mais seguro), pois, sendo a digitação das contas feita no sistema origem com os respectivos dígitos verificadores, há menos chance de haver erros de digitação.

Separador de casas decimais: Indica qual o separador de casas decimais utilizado pelo sistema origem, se a ',' (vírgula) ou o '.' (ponto).

Procedimentos para importar dados do EXCEL

Passo 1: Utilizar as colunas de 'A' até 'H' (8 colunas), sendo:

Coluna 'A': Referência

Coluna 'B': Dia

Coluna 'C': Conta contábil devedora

Coluna 'D': Centro de custo da conta devedora

Coluna 'E': Conta contábil credora

Coluna 'F': Centro de custo da conta credora

Coluna 'G': Valor (formatado ou não)

Coluna 'H': Histórico

As colunas 'B', 'G' e 'H' são de preenchimento obrigatório;

As colunas 'A', 'D' e 'F' devem existir porém podem ficar em branco;

As colunas 'C' e 'E' podem ser preenchidas ou não, porém, pelo menos uma delas deve estar preenchida e a soma dos valores a débito e a crédito devem bater no final.

Passo 2: Salvar arquivo utilizando:

I – Opção 'Arquivo';

II – Opção 'Salvar Como'; No campo 'Salvar como tipo' – escolher tipo texto (separado por tabulações);

III – Definir o nome do arquivo;

IV – Botão 'Salvar'.

Passo 3: No Sistema Hádron, abrir o arquivo na mesma pasta em que foi salvo pelo Excel, preencher os campos da tela conforme explicado anteriormente e confirmar a integração.

Regras para geração do arquivo por outros sistemas:

O arquivo a ser importado deverá ser mensal, ou seja, conter todas as informações de um mês. A sua organização deve ser LINE SEQUENTIAL (texto com separação de registros 0D e 0A hexadecimais) e sua extensão deverá ser ‘TXT’. O formato dos registros devem obedecer ao especificado abaixo (separam-se os campos por ‘;’):

111...11;22;33333;44;55555;66;777.....77;888.........88

Onde:

111....11: (opcional) Identificação do documento: Campo alfanumérico de até 15 posições que identificam o registro. Será apenas utilizado para localização do documento no caso de inconsistência na importação;

22: (obrigatório) Dia do lançamento (já que mês/ano será o mês/ano base contábil);

33333: (obrigatório *) Conta Contábil Analítica Devedora (acompanhada ou não do dígito verificador). Esta conta deverá ser consistente com o tradutor do plano de contas cadastrado no Sistema Hádron (0 a 9999 + dígito);

44: (opcional) Centro de Custos da conta Devedora. Campo necessário apenas se a conta contábil do Sistema Hádron necessitar (0 a 99);

55555: (obrigatório *) Conta Contábil Analítica Credora (acompanhada ou não do dígito verificador). Esta conta deverá ser consistente com o tradutor do plano de contas cadastrado no Sistema Hádron (0 a 9999 + dígito);

66: (opcional) Centro de Custos da conta Credora. Campo necessário apenas se a conta contábil do Sistema Hádron necessitar (0 a 99);

777...77: (obrigatório) Valor do Lançamento. Poderá ou não ser utilizada a vírgula ou ponto, porém o Sistema utilizará, as duas últimas como sendo a casa dos centavos se não utilizados ponto ou vírgula (por exemplo: 12345 = 123,45; 123.45 = 123,45; 12,345 = 12,34; 123,4 = 123,40) (até 13 dígitos);

88888: (obrigatório) Histórico do lançamento (até 170 caracteres).

(*) Pode-se deixar a conta a débito (ou crédito) em branco desde que a outra conta (crédito ou débito) seja preenchida e, na soma final, o débito e o crédito batam.

Exemplo de registros válidos: (pode-se notar que os registros não necessitam de formatação rígida)

1234;21;7-5;2;102-4;2;100,00; Nota fiscal 1234 para fulano

1235;22;7-5;;102-4;;50,00;Nota fiscal 1235 para cicrano

1340;23;;;102-4;;75,00;Nota fiscal 1340 para beltrano

1340;23;7-5;;;;75,00;Recebimento Nota fiscal 1340

;31;7-5;;102-4;;1023.00;Notas fiscais a vista do período

Exemplo de Registros inválidos:

1234;21;7-5;2;102-4;2;100,00 (falta histórico)

22;7-5;;102-4;;50,00;N.fiscal 1235 para ciclano (falta uma coluna)

1340;;;;102-4;;75,00;N.fiscal 1340 para beltrano (dia não informado)

Observações:

(1) Se algum registro estiver inconsistente ou débito/crédito não baterem, nenhum dado será importado;

(2) O sistema que gerará o arquivo para integração com a contabilidade deverá fazê-lo com os tradutores contábeis utilizados pelo Módulo Contabilidade do Sistema Hádron. Os tradutores contábeis correspondem a códigos reduzidos de 4 dígitos vinculados às contas contábeis de 6 níveis do Plano de Contas. No Sistema Hádron, apresentam-se com seus respectivos dígitos verificadores, porém, os outros sistemas não necessitam utilizar-se desses dígitos.

Os outros sistemas poderão conter campos de 4 dígitos que o usuário preencherá com os correspondentes tradutores contábeis ou, se por algum motivo não puderem ter esse campo ou este já estiver sendo utilizado de outra forma, deve-se criar uma tabela de relacionamento entre as transações de seus programas e as contas do Plano de Contas do Sistema Hádron.

(3) Da mesma forma que os tradutores contábeis, devem-se indicar os respectivos centros contábeis utilizados pelo Sistema Hádron. Tal informação pode constar em campos "ad hoc" (para isso) dos outros sistemas ou através de tabelas internas ou externas de relacionamento. Se as contas de débito ou crédito forem contas de centros, os respectivos centros devem ser informados. Caso contrário, podem estar zerados (se não estiverem, vide observações acima). Pode-se ter lançamentos com um centro informado e o outro zerado, desde que a definição das correspondentes contas assim o permita. Por exemplo:

Lançamento N:

Debitar conta X (não de centro) com centro débito igual a 0.

Creditar conta Y (de centro) com centro crédito diferente de 0.