Importação de Arquivo XML para NFe de Entrada de Mercadorias

Importação de Arquivo XML para  NFe de Entrada de Mercadorias

A importação do arquivo XML para NFe de entrada de mercadorias é um recurso extremamente importante e merece atenção especial ao ser utilizado.

A atenção é indispensável, pois não se trata apenas de um processo de pré-cadastro de um documento de entrada de mercadorias, onde o operador pressiona um botão e tudo será resolvido, ao iniciar a importação serão feitas várias críticas nos dados que compõem o arquivo XML em relação aos dados que estão gravados no sistema (Cadastros de Terceiros - Fornecedor/Transportador), Cadastro de Produtos, Formas de Tributação, Estoques, entre outras), é necessário que o operador tenha bom conhecimento sobre as informações que envolvem um documento fiscal de entrada de mercadorias e tudo que será gerado a partir do lançamento desse registro..

A cada importação de um arquivo XML, serão criados ou atualizados vínculos entre produtos e terceiros, sendo assim, com o passar do tempo será possível importar um arquivo XML em menos tempo (fazendo apenas uma conferência visual das informações), possuir informações que facilitam a identificação dos produtos pelo fornecedor no momento da compra, atualizar dados cadastrais segundo o que é apresentado no arquivo XML (ex: dados fiscais), entre outros benefícios.

3218 - Importação arquivo XML x Compras

Recurso utilizado para facilitar e dar mais qualidade ao lançamento do documento fiscal de entrada de mercadorias, partindo da importação do arquivo XML gerado a cada emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica. Este programa pode ser acessado pela opção '3218 - Importação XML x Compras' ou pela opção '3212 - Cadastro de Documentos de Entrada' pressionando o botão 'Importa XML da Nota Fiscal Eletrônica - NFe'. 

Diretório do arquivo XML – Nota Fiscal Eletrônica: Neste campo deve ser informado o local onde os arquivos XML estão gravados (computador local ou na rede). Para facilitar a busca dos arquivos pode-se clicar no botão 'Abrir Pasta'.  

Selecionado o diretório onde estão os arquivos, observe que é apresentado logo abaixo, um quadro contendo informações sobre cada NFe constante no diretório. Note também, que os documentos já importados ficam desabilitados e apresentado o número de seu lançamento na opção '3212 - Cadastro de Documentos de Entrada'.

O quadro de apresentação das NFe's, mostra a quantidade de arquivos XML encontrados, não importados, já importados e que diferem da empresa.

Para iniciar a importação do arquivo XML, basta selecionar o documento e pressionar o botão 'Processa'. Ao abrir tela '32AP – Ações Prévias' será iniciado a criação do vínculo entre produtos e terceiros e, junto a esse processo, inicia-se também, as críticas aos dados do arquivo XML em relação aos cadastros do sistema.

Tela - 32AP - Ações Prévias

Nesta tela são apresentados os dados constantes no arquivo XML (Empresa emitente da NFe e produtos) e sua situação, em relação aos mesmos dados existentes nos cadastros do Sistema Hádron.

Como informado anteriormente, é muito importante que o operador tenha conhecimento sobre as informações que são apresentadas e, principalmente, o que elas irão gerar após a importação. Para auxiliar o operador e aumentar a eficiência desse recurso, foi criada uma listagem para ser preenchida pelo responsável da área fiscal com os detalhes que devem ser seguidos. A listagem serve para fortalecer a comunicação com o departamento fiscal e atribuir mais segurança a quem está importando o arquivo XML. Para ser impressa basta clicar no botão 'Imprime' .

Os campos apresentados em cinza representam os dados constantes nos cadastros do sistema e os campos na cor branca os dados importados do arquivo XML. Vejamos abaixo alguns exemplos do que pode ocorrer ao importar os dados do arquivo XML.

Empresa Emitente:

Produto com vínculo sem divergência:

Produto com vínculo e com advertência:

Produto com vínculo e com ocorrência que impede a gravação dos dados:

Produto sem vínculo:

Seguindo o Padrão de trabalho do Sistema Hádron, foram criados botões de acesso aos dados para criar ou atualizar o vínculo e para acertos em cadastros.

- Vínculo Realizado sem Divergência: Indica que os dados do arquivo XML em relação aos cadastros do Sistema Hádron não apresentam nenhuma divergência, caso queira -se efetuar alguma alteração em algum vínculo, clicar sobre o ícone para abrir a tela '32TP - Vínculo de Produto x Terceiro'.

 - Corrigir Advertência: Indica que existe diferença entre os dados do arquivo XML em relação aos cadastros do Sistema Hádron, porém não impede sua gravação.

 - Corrigir Ocorrência: Indica que existe diferença crítica entre os dados do arquivo XML em relação aos cadastros do Sistema Hádron que impedem sua gravação.

 - Altera Cadastro do Produto: Este botão é apresentado na tela 'Vínculo de Produto x Terceiro' e será usado para acertos no cadastro de produtos baseando-se nos dados do arquivo XML.

 - Refaz o Vínculo do Produto: Este botão é apresentado na tela 'Vínculo de Produto x Terceiro' e será usado quando existir erro no vínculo, pois irá apagar o vínculo existente entre Produto e Fornecedor para que seja refeito (regravado).

Tela - 32TP - Vínculo de Produto Terceiro.

Compreendendo as funcionalidades e os botões apresentados anteriormente já é possível iniciar a importação. Para qualquer uma das situações descritas será necessário utilizar esta tela para criar, corrigir ou até mesmo desfazer um vínculo de 'Produto x Terceiros'.

Para auxiliar o operador a identificar inconsistências entre os dados de seu produto e o que está no arquivo XML, será exibida a tela '3INF – Informações do Produto (Item no XML)' apresentando detalhes que estão no XML referente ao item que está sendo importado.

Os campos em amarelo identificam onde ocorre a inconsistência e, através de mensagens, será informado se a forma escolhida para vincular o item será possível ou não. Algumas inconsistências nos dados fiscais impedem a gravação do vínculo e, pode ser, que seja necessário abandonar o lançamento para que operadores responsáveis por tal área acertem os cadastros.